Per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplice dotazione hardware e software: smart card o dispositivo USB con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (vedi elenco sul sito DigitPA).

Il sistema camerale rilascia esclusivamente certificati qualificati emessi da Certificatore accreditato. Occorre un lettore di smart card (acquistabile anche presso la Camera di commercio) e un software di firma digitale. I software gratuiti più utilizzati sono Dike oppure File Protector, scaricabili dal sito http://www.card.infocamere.it.

Se il firmatario è dotato di Token USB non deve installare il lettore e il software di firma.

Il documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico (es. PDF/A studiato appositamente per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici). In pratica non deve contenere al suo interno “macroistruzioni” o “codici eseguibili” che possano modificare i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati.

Ad esempio, i documenti nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono modificabili anche dopo la sottoscrizione (quindi anche con l’estensione .p7m).

Pertanto, tutti i documenti redatti in formato diverso dallo standard PDF/A devono essere convertiti.L’art. 21 della Deliberazione del CNIPA n. 45 del 21/05/2009 ammette l’utilizzo di formati di firma diversi dallo standard “.p7m” (formato CADES): uno di questi formati alternativi è la cosiddetta firma PDF (formato PADES).

Questa tipologia di firma permette di aprire e verificare il file firmato anche con Adobe Reader (dalla versione 9 in poi), senza la necessità di installare il software di firma.

Il formato PADES non è accettato per la firma di atti e documenti da depositare al Registro delle Imprese, pertanto è consigliato utilizzare la firma digitale PDF solamente se l’Ente ha espressamente dichiarato di accettare questa tipologia di firma, facendone menzione nei procedimenti amministrativi in cui si applica e nel proprio sito web.

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